署名欄への記載の仕方を教えてください

英文契約書の署名欄の形式

英文契約書の署名欄には、次のような記入欄が設けられるのが一般的です。
X Corporation
By:
Name:
Title:
Date:

サインの位置

上記のうち、Byは署名欄になりますので、Byの右側に、X会社の代表者(duly authorized representative)が署名することになります。Byの代わりにSignatureやSigned byと記載されていることもありますが、同じ意味になります。Byの右側にアンダーラインが書かれている場合は、アンダーラインの上に署名します。アンダーラインの上部が狭いため、横の方の空いている個所に署名した場合であっても、署名した場所から、当事者本人が署名の意思で署名したと判断される限り有効な署名とみなされます。
 

筆記用具

署名は、ボールペン、万年筆などで行います。鉛筆で署名がなされた場合も契約書は有効に成立しますが、消しゴムで消された場合に、署名のある原本が存在しなくなることになります。また偽造や変造に用いられる可能性も出てきます。鉛筆など、抹消、偽造、変造の余地のある筆記用具での記載は避ける必要があります。

ゴム印

英語のゴム印で筆記体とブロック体のものがある場合に、Byの横にゴム印を押すこと場合もありますが、ゴム印はだれでも押すことが可能ですので、当事者本人が押したものかどうか確認が取れません。ゴム印が押してある場合でも、その他の状況から本人が押したものに間違いないとみられる場合は、有効な契約の成立と判断されますが、そうならない可能性も高いと考えられます。自分がサインする場合は、ゴム印は避けるべきですし、相手方がゴム印を押してきた場合は、勇気をもって本人のサインを求める必要があります。

漢字によるサイン

サインについて、漢字で名前を書くことも考えられます。英文契約書に日本語(漢字)で署名した場合も、本人が署名したことが確認できるのであれば契約書としては有効に成立します。但し、相手方当事者は漢字が読めないのが通常と考えられますので、相手方当事者からすれば本当に本人がサイン(署名)したものか、どのようなことが書いてあるのかが分からず、不安になります。そこで、外国の当事者と契約する英文契約書においては、漢字で名前を書くことは好ましくなく、日本人がサインする場合でも、通常ローマ字で名前を書くことになります。

印鑑の捺印

日本語の契約書については「署名捺印」が求められますので、署名を行った後、その右側に印鑑(実印または三文判)を押すことが多くあります。現代の英文契約書では、捺印を押すことはほとんどありませんので、通常の民間企業間での取引においては、印鑑を捺印する必要はありません。もし間違って印鑑を捺印した場合であっても、無益的記載事項と解釈され、捺印がないのと同様に扱われます。間違って捺印をした場合に、捺印の上にバツ印を書くこともありますが、間違って捺印した場合であっても印影の上にバツ印を書く必要はありません。

ローマ字によるサイン

英文契約書へのサインは、日本人であってもローマ字で書くのが一般的です。サインはサインした本人が内容を確認して署名したことを確認するためですので、本人が特定できる方法であれば、ブロック体(名前の全部についてローマ字で一字ずつきれいに書く方法)で書くか、筆記体(斜め文字で字体を崩して書く方法)のどちらで書いてもかまいません。但し、署名欄の下にNameと記載がある場合は、署名欄を筆記体で記入し、Nameのところにブロック体で記載する方法が多いと思われます。

イニシャルサイン

ローマ字でのサインについては、名前のスペル全部を書く方法が多いと思いますが、名前の一部が省略されるイニシャルでの記載でも問題ありません。また、誰がサインしたかを読める必要はありません。ぐしゃぐしゃとした文字のサインで書いてもかまいません。

Name(名前)に記載する名前

Name(名前)の欄には、サインした人の氏名を記入します。氏名については、ファーストネームである名前を先に書き、ファミリーネームである氏を後に書きます。例えば、栗林勉の場合であれば、「Kuribayashi Tsutomu」ではなく、「Tsutomu Kuribayashi」と書きます。ミドルネームがある人の場合、ミドルネームの全部を書いてもいいですし、ミドルネームのイニシャルだけを書いても問題ありません。日本人の場合は、ファーストネームとファミリーネームの間に空欄を一字分設けると思いますが、外国人の場合、ファーストネーム、ミドルネーム、ファミリーネームと長くなりますので、それらの間に「・」を入れるかどうかも自由です。欧米人の場合、正式名称は「エリザベス」ですが、通称として「ベス」と呼ばれていたり、「アレクサンドラ」が「オラ」と呼ばれていたりすることがあります。このような場合、通称としてベスやオラを使っていますので、Nameのところに通称を記載することも問題ありません。

Name(名前)の記載方法

Nameのところには、ローマ字でファーストネームとファミリーネームを記載します。サインの欄が署名欄で相手が読めないこともあることから、Nameの欄は相手が誰であるかを分かるようにする目的があります。従って、Nameの欄には相手方が読めるような文字で書く必要があります。ローマ字のブロック体で書くのが好ましいですが、筆記体で書いても問題はありません。文字の全部を大文字で書くことも可能ですし、文字の最初の字だけ大文字にし、その他は小文字にすることでも構いません。

Titleの記載方法

Titleは会社やその他の組織内での役職を意味します。会社の代表取締役であれば、PresidentやCEO(Chief Executive Officer)と記載されます。取締役会議長の場合は、Chairman of Board of Directors Meetingと記載されます。取締役や部長の場合は、Managing Directorと記載されることが多くあります。日本の契約書では、会社法上会社の代表権限を有する会社の代表取締役がサインするのが通常であり、部長や代表権限のない取締役のサインについては問題があるとされることが多くあります(部長や代表権限のない取締役がサインした場合は、その権限を授与した代表取締役の委任状を添付する必要があります)。これに対して、アメリカなどでは、Managing Directorなどがサインすることも多くあります。この場合、サインした人が本当に代表権限を有する人であるかどうかはっきりしないこともあります。保証表明事項の中では、代表権限があることを表明している場合であっても、その契約書自体が代表者によるサインでなければ、もともと保証表明自体も無効と判断される可能性もあります。アメリカの場合、日本と異なり、代表権限について曖昧なところがありますので、その役職が本当に会社を代表する権限を有するものであるのかどうかをきちんと確認する必要があります。必要な場合には、当該取締役や部長への委任状(Power of Attorney)や取締役会における承認決議の議事録の提出を要求する必要もあります。

日付の記載方法

日付については実際に署名した日付を記入します。アメリカ式では、月/日にち/年の順序で記入します。例えば、July 25, 2020などとなります。イギリス式の場合は、日にち/月/年の順序で記入します。例えば、25 July, 2020となります。アメリカ式の場合に、イギリス式の順序にしたり、イギリス式の場合に、アメリカ式の順序にする場合であっても日にちが特定できる限り問題ありません。但し、3/11/2020となっている場合、アメリカ式だと2020年3月11日になりますし、イギリス式だと2020年11月3日となり、どちらか判明しないことも生じます。通常、契約書に記載のあるその他の箇所の記載からどちらであるかを特定できれば問題ありません。しかし、混乱を避けるためには、月については、ローマ数字ではなく、Marchなどと英語で記載したほうが好ましいと思われます。月や年の間にスラッシュを入れるか、カンマにするかは、統一されて使われている限りどちらでも問題ありません。イギリス式の場合、日付について25thとして、何番目のという意味の「th」が入れられることがありますが、「th」を入れても入れなくても意味は変わりません。契約書の他の箇所の記載方法にできるだけ合わせるのが好ましいと言えます。

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